Ochrana osobných údajov

Tento dokument vysvetľuje, aké osobné údaje spracúvame, prečo ich spracúvame, ako dlho ich uchovávame a aké práva pri tom máte. Vzťahuje sa na návštevníkov webovej stránky prorokcrm.sk, na zákazníkov služby Prorok CRM a na používateľov jej mobilnej aplikácie.

Kto je prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom je obchodná spoločnosť M-CORE s.r.o., so sídlom Lesnícka 14, 080 05 Prešov, IČO: 46971211, zapísaná v obchodnom registri: Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel Sro, vložka č. 27475/P, konajúca prostredníctvom konateľa: Ľubomír Motyľ.

Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na adrese info@prorokcrm.sk alebo písomne na adrese sídla.

Zodpovednú osobu podľa čl. 37 GDPR sme neurčili a nemáme povinnosť ju určiť, pretože spracúvanie osobných údajov vo veľkom rozsahu nie je našou hlavnou činnosťou. So žiadosťou sa preto obráťte na kontakt uvedený vyššie.

V akých dvoch postaveniach vystupujeme

Toto rozlíšenie je dôležité, lebo od neho závisí, na koho sa máte obrátiť.

Prevádzkovateľ. Vo vzťahu k údajom, ktoré od vás získavame priamo na tejto webovej stránke, teda pri vyplnení kontaktného formulára, pri podaní reklamácie, pri prihlásení na odber noviniek, pri registrácii a pri fakturácii, určujeme účel a prostriedky spracúvania my. Toto spracúvanie upravuje tento dokument.

Sprostredkovateľ. Vo vzťahu k údajom, ktoré do systému Prorok CRM vkladá náš zákazník, teda k údajom o jeho zamestnancoch, obchodných partneroch a klientoch, sme len sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR. Tieto údaje spracúvame výhradne na základe pokynov zákazníka a v rozsahu Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.

Ak ste zamestnancom alebo klientom firmy, ktorá Prorok CRM používa, a chcete si uplatniť svoje práva, obráťte sa priamo na túto firmu. My vám bez jej pokynu nemôžeme údaje poskytnúť, zmeniť ani vymazať. Vašu žiadosť jej však bez zbytočného odkladu odovzdáme, ak nám ju pošlete.

Aké údaje spracúvame a prečo

Vybavenie dopytu z kontaktného formulára. Spracúvame meno, e-mail, telefón, názov firmy a text správy. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR, teda opatrenia pred uzavretím zmluvy, prípadne čl. 6 ods. 1 písm. f, teda náš oprávnený záujem odpovedať na oslovenie. Uchovávame 12 mesiacov od poslednej komunikácie v danej veci.

Registrácia a vedenie zákazníckeho účtu. Spracúvame meno, priezvisko, pracovný e-mail, telefón, názov firmy a identifikačné číslo organizácie. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR, teda plnenie zmluvy. Uchovávame počas trvania zmluvy a tri roky po jej skončení, kvôli premlčacím lehotám.

Fakturácia a účtovníctvo. Spracúvame fakturačné údaje a históriu platieb. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR, teda plnenie zákonnej povinnosti podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a podľa daňových predpisov. Uchovávame desať rokov.

Zasielanie noviniek. Spracúvame e-mail a meno. Právnym základom je váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR, u existujúceho zákazníka náš oprávnený záujem ponúkať vlastné obdobné služby podľa čl. 6 ods. 1 písm. f a § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Spracúvame do odvolania súhlasu alebo do namietnutia. Odhlásiť sa dá odkazom v každej správe.

Prevádzková bezpečnosť a záznamy o prevádzke. Spracúvame adresu IP, čas prístupu a typ prehliadača. Z adresy IP určujeme približnú polohu (krajinu a mesto), napríklad miesto prihlásenia. Polohu hľadáme v databáze uloženej na našom vlastnom serveri, takže adresu IP na tento účel nikomu neposielame. Údaje o polohe pochádzajú z databázy DB-IP (db-ip.com) pod licenciou Creative Commons Uveďte pôvod 4.0. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnosti a stabilite služby podľa čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR. Záznamy webového servera uchovávame 14 dní. Záznamy o bezpečnostných udalostiach v systéme, napríklad o neúspešných prihláseniach, uchovávame 12 mesiacov.

Vybavenie reklamácie. Spracúvame meno, e-mail, telefón, obchodné meno a identifikačné číslo organizácie, číslo dokladu a opis vady. Právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti podľa zákona č. 108/2024 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a podľa Obchodného zákonníka, v spojení s čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR. Uchovávame štyri roky od vybavenia reklamácie, čo zodpovedá premlčacej lehote v obchodných vzťahoch.

Anonymná štatistika návštevnosti. Na našom vlastnom serveri vedieme štatistiku návštevnosti bez súborov cookies a bez čohokoľvek uloženého vo vašom zariadení. Zaznamenávame navštívenú stránku, čas, jazykovú verziu webu, odkiaľ ste prišli (doménu webu a druh zdroja, napríklad vyhľadávač, AI asistent, sociálna sieť, e-mail alebo reklama, a parametre kampane v odkaze), druh zariadenia (mobil, tablet, počítač), rodinu prehliadača a operačného systému bez verzie, hlavný jazyk nastavený v prehliadači, ako dlho ste so stránkou aktívne pracovali, ako ďaleko ste ju posunuli, kliknutia na odkazy mimo nášho webu (len doménu cieľa) a adresy neexistujúcich stránok, na ktoré ste prišli. Aktívny čas a posunutie meria krátky skript na stránke, ktorý ich pri odchode zo stránky pošle na náš server spolu s náhodným číslom tohto zobrazenia stránky; do vášho zariadenia nič neukladá a cookies ani iné uložené údaje nečíta. Adresu IP ani celé označenie prehliadača neukladáme, na spočítanie návštevníkov za deň z nich vytvárame jednosmerný kód, ktorý sa každý deň mení a po skončení dňa ho vymažeme. Krajinu podľa adresy IP nezisťujeme. Údaje nikomu neodovzdávame, spracúvame ich na základe nášho oprávneného záujmu na zlepšovaní webu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR a jednotlivé záznamy uchovávame 90 dní, potom ostávajú len súhrnné počty.

Meranie návštevnosti službou Google Analytics. Ak v lište cookies povolíte meranie návštevnosti, použijeme službu Google Analytics 4 od spoločnosti Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko, ktorá pri tom vystupuje ako náš sprostredkovateľ. Služba uloží do vášho prehliadača súbory cookies s náhodným identifikátorom a zaznamenáva navštívené stránky, čas a dĺžku návštevy, odkiaľ ste prišli, druh zariadenia, prehliadač a operačný systém, približnú polohu (krajinu a mesto) odvodenú z adresy IP a interakcie so stránkou, napríklad posúvanie a kliknutia na odkazy. Adresu IP služba podľa vyhlásenia spoločnosti Google neukladá. Google signály ani prispôsobenie reklamy nepoužívame a údaje nespájame s inými údajmi o vás. Účelom je štatistika návštevnosti a zlepšovanie webu. Právnym základom je váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR a podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.; bez súhlasu sa služba do stránky vôbec nenačíta. Súbory cookies `_ga` a `_ga_` s koncovkou podľa meracieho identifikátora platia 2 roky, údaje v službe uchovávame najviac 14 mesiacov. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať odkazom Nastavenia cookies v pätičke webu, potom meranie zastavíme a súbory cookies služby z vášho prehliadača zmažeme. Odvolanie nemá vplyv na spracúvanie pred ním. Spoločnosť Google môže údaje spracúvať aj v Spojených štátoch amerických, podrobnosti sú v časti o prenose mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Marketing. Marketingový ani reklamný nástroj na tejto stránke nepoužívame, takže sa na tento účel nespracúva nič. Ak taký nástroj nasadíme, právnym základom bude váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR a podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. a bez súhlasu sa nespustí. Podrobnosti sú v Zásadách používania súborov cookies na stránke prorokcrm.sk/cookies.

Preukázanie súhlasu s cookies. Spracúvame záznam o vašej voľbe: čas, verziu textu, zvolené kategórie, doménu a skrátenú adresu IP. Úplnú adresu IP neukladáme. Právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti preukázať súhlas podľa čl. 7 ods. 1 GDPR.

Uplatnenie a obhajoba právnych nárokov. Rozsah závisí od konkrétneho prípadu. Právnym základom je náš oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR. Uchovávame podľa príslušných premlčacích lehôt.

Mobilná aplikácia Prorok

Mobilná aplikácia Prorok pre telefóny s iOS a Android je ďalší spôsob prístupu k službe Prorok CRM. Prihlasuje sa rovnakým účtom a pracuje s tými istými údajmi ako webová aplikácia. Údaje, ktoré v nej zadáte alebo zobrazíte, napríklad zákazníkov, faktúry, úlohy, správy v chate, poštu, nahrávky stretnutí a dochádzku, patria firme, ktorá Prorok CRM používa, a spracúvame ich ako jej sprostredkovateľ podľa časti V akých dvoch postaveniach vystupujeme.

Povolenia v telefóne. Aplikácia sa na povolenie pýta až vtedy, keď funkciu prvýkrát použijete. Bez povolenia funguje ďalej, len bez danej funkcie. Povolenie môžete kedykoľvek odobrať v nastaveniach telefónu.

• Mikrofón: nahrávanie stretnutí, hlasové správy v chate, diktovanie asistentovi a hlasové nahlásenie problému. Nahrávanie stretnutia pokračuje aj vtedy, keď aplikáciu prepnete do pozadia, kým ho sami nezastavíte.
• Fotoaparát a fotky: odfotenie bločku, dokladu alebo prílohy a priloženie fotky k dokladu alebo správe. Aplikácia dostane len fotky, ktoré sami vyberiete.
• Poloha: len pri zaznamenaní príchodu a odchodu z pracoviska, ak to firma pri dochádzke vyžaduje. Aplikácia polohu priebežne nesleduje.
• Kalendár a pripomienky: pridanie stretnutia do kalendára telefónu cez systémové okno, vždy až po vašom potvrdení. Obsah kalendára telefónu aplikácia nečíta.

Upozornenia do telefónu. Ak si upozornenia do telefónu zapnete, uložíme k vášmu účtu označenie zariadenia, ktoré pridelí služba upozornení výrobcu operačného systému (Apple pri iOS, Google pri Android). Tejto službe odovzdáme na doručenie krátky text upozornenia, napríklad názov úlohy alebo meno odosielateľa správy. Upozornenia vypnete v aplikácii alebo v nastaveniach telefónu. Označenie zariadenia vymažeme, keď o to aplikácia požiada, napríklad po vypnutí upozornení, alebo keď ho služba upozornení prestane prijímať.

Čo ostáva len v telefóne. Odomknutie aplikácie tvárou, odtlačkom prsta alebo kódom telefónu overuje telefón sám, aplikácia ani my sa k biometrickým údajom nedostaneme. V telefóne ostávajú aj prihlásenie v zabezpečenom úložisku, posledné hľadania a údaje pre miniaplikácie na ploche a na zamknutej obrazovke, kde sa bez odomknutia ukazujú len počty a časy.

Umelá inteligencia v aplikácii. Funkcie s umelou inteligenciou, napríklad asistent, prepis hlasu, čítanie bločkov a prepis nahrávok stretnutí, použijete v aplikácii až po výslovnom súhlase. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať v Profile. Poskytovateľov, ktorým sa údaje odosielajú, uvádzame menovite na stránke prorokcrm.sk/dodavatelia.

Prevádzkové a diagnostické údaje. Pri prihlásení spracúvame adresu IP a z nej približnú polohu (krajinu a mesto) na upozornenie na prihlásenie z nového miesta, ako je opísané vyššie pri prevádzkovej bezpečnosti. Evidujeme prihlásené zariadenia, aby ste ich mohli v Profile odhlásiť. Pri chybe obrazovky sa automaticky odošle hlásenie s popisom chyby, adresou obrazovky, typom zariadenia a systému a adresou IP. Hlásenia chýb uchovávame najviac 60 dní. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnosti a stabilite služby podľa čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR. Kým máte obrazovku otvorenú, aplikácia ako súčasť služby pre firmu posiela, ktorý záznam práve máte otvorený, aby kolegovia videli, kto na ňom pracuje, a počíta minúty aktívnej práce v systéme za deň. Aplikácia tiež zisťuje, ktoré svoje miniaplikácie máte na ploche a na zamknutej obrazovke a v akej veľkosti, a najviac raz za deň alebo pri zmene to pošle k zariadeniu, na ktorom máte zapnuté upozornenia; tento údaj používame na základe oprávneného záujmu len na zlepšovanie aplikácie, nespájame ho s údajmi z iných aplikácií, neposielame ho tretím stranám a vymažeme ho spolu s označením zariadenia.

Bez reklamy a sledovania. Aplikácia neobsahuje reklamu ani nástroje tretích strán na meranie alebo sledovanie. Reklamný identifikátor zariadenia nepoužívame a údaje z aplikácie nespájame s údajmi iných firiem.

Zmazanie účtu. O zmazanie účtu požiadate priamo v aplikácii alebo postupom na stránke app.prorokcrm.sk/zmazanie-uctu. Zmažeme prihlásenie a osobné údaje vo vašom účte. Doklady a záznamy, ktoré ste vytvorili pre firmu, patria firme a zmazanie účtu ich neodstráni. Žiadosť vybavíme do 30 dní.

Komu údaje sprístupňujeme

Údaje nepredávame. Sprístupňujeme ich len tomu, kto nám pomáha službu prevádzkovať, a to v nevyhnutnom rozsahu:

• poskytovateľovi hostingu a úložiska,
• poskytovateľovi serverov, úložiska a zálohovania,
• poskytovateľom platobných služieb pri platbe kartou a prevodom,
• poskytovateľom funkcií umelej inteligencie,
• službe upozornení výrobcu operačného systému telefónu (Apple, Google) pri doručení upozornenia do mobilnej aplikácie, len ak ste si upozornenia zapli,
• spoločnosti Google Ireland Limited pri meraní návštevnosti webu službou Google Analytics, len ak ste s ním súhlasili,
• nášmu účtovníkovi a právnemu zástupcovi,
• orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon.

Aktuálny zoznam vrátane sídla, účelu a miesta spracúvania je zverejnený na stránke prorokcrm.sk/dodavatelia.

Prenos mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Prevádzku systému aj zálohy zabezpečujeme v rámci Európskej únie. Pri niektorých funkciách umelej inteligencie sa údaje odosielajú poskytovateľom modelov, ktorí ich môžu spracúvať mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Právnym základom takého prenosu sú štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 ods. 2 písm. c GDPR, ktoré sú súčasťou zmluvy o spracúvaní údajov u každého z týchto poskytovateľov. Podrobnosti sú na stránke prorokcrm.sk/umela-inteligencia a menovitý zoznam poskytovateľov na stránke prorokcrm.sk/dodavatelia.

Pri meraní návštevnosti službou Google Analytics, ak s ním súhlasíte, môže spoločnosť Google spracúvať údaje aj v Spojených štátoch amerických. Materská spoločnosť Google LLC je certifikovaná podľa rámca ochrany údajov medzi Európskou úniou a USA (EU-US Data Privacy Framework), pre ktorý Európska komisia 10. júla 2023 prijala rozhodnutie o primeranosti podľa čl. 45 GDPR. Doplnkovo platia štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 ods. 2 písm. c GDPR, ktoré sú súčasťou podmienok spracúvania údajov spoločnosti Google.

Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Nevykonávame automatizované rozhodovanie s právnym alebo obdobne významným účinkom na vás podľa čl. 22 GDPR. Systém obsahuje funkcie umelej inteligencie, tie však len navrhujú a rozhodnutie robí človek.

Vaše práva

Máte právo:

• na prístup k svojim osobným údajom podľa čl. 15 GDPR,
• na ich opravu podľa čl. 16 GDPR,
• na vymazanie podľa čl. 17 GDPR,
• na obmedzenie spracúvania podľa čl. 18 GDPR,
• na prenosnosť údajov podľa čl. 20 GDPR,
• namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme podľa čl. 21 GDPR,
• kedykoľvek odvolať súhlas podľa čl. 7 ods. 3 GDPR, pričom odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.

Žiadosť pošlite na info@prorokcrm.sk. Odpovieme najneskôr do jedného mesiaca od doručenia. Túto lehotu môžeme v odôvodnených prípadoch predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať. Za vybavenie žiadosti neúčtujeme poplatok, s výnimkou zjavne neopodstatnených alebo opakovaných žiadostí.

Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, máte právo podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk.

Súbory cookies

Používanie súborov cookies a podobných technológií upravuje samostatný dokument na stránke prorokcrm.sk/cookies. Svoju voľbu môžete kedykoľvek zmeniť odkazom Nastavenia cookies v pätičke webovej stránky.

Bezpečnosť

Opatrenia, ktorými údaje chránime, sú opísané na stránke prorokcrm.sk/bezpecnost.

Účinnosť

Toto znenie je účinné od 2. októbra 2026. O každej zmene informujeme vopred, pri podstatnej zmene aj e-mailom zákazníkom.