Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Táto zmluva upravuje, ako spracúvame osobné údaje, ktoré do systému Prorok CRM vkladá náš zákazník. Uzatvára sa podľa čl. 28 ods. 3 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a je neoddeliteľnou súčasťou Všeobecných obchodných podmienok. Zákazník ju odsúhlasuje pri registrácii. Na požiadanie ju poskytneme aj ako samostatný dokument na podpis.

Článok 1. Zmluvné strany a ich postavenie

1.1 Prevádzkovateľom je Zákazník, teda firma, ktorá systém Prorok CRM používa. Určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov, ktoré do systému vkladá.

1.2 Sprostredkovateľom je M-CORE s.r.o., so sídlom Lesnícka 14, 080 05 Prešov, IČO: 46971211, zapísaná v obchodnom registri: Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel Sro, vložka č. 27475/P, konajúca prostredníctvom konateľa: Ľubomír Motyľ.

1.3 Táto zmluva sa nevzťahuje na údaje, pri ktorých je prevádzkovateľom Sprostredkovateľ, teda najmä na fakturačné a kontaktné údaje Zákazníka. Tie sú upravené v Zásadách ochrany osobných údajov na stránke prorokcrm.sk/ochrana-osobnych-udajov.

Článok 2. Predmet, povaha, účel a doba spracúvania

2.1 Predmetom spracúvania sú osobné údaje obsiahnuté v údajoch, ktoré Zákazník alebo jeho používatelia do systému vložia alebo v ňom vytvoria.

2.2 Povahou spracúvania je uchovávanie, usporadúvanie, zobrazovanie, úprava, vyhľadávanie, zálohovanie, prenos a vymazanie údajov, a to automatizovanými prostriedkami v rámci prevádzky systému.

2.3 Účelom spracúvania je výhradne poskytovanie služby Prorok CRM podľa Všeobecných obchodných podmienok. Sprostredkovateľ neurčuje vlastné účely spracúvania.

2.4 Doba spracúvania zodpovedá dobe trvania zmluvy o poskytovaní služby, predĺženej o obdobie na export a vymazanie údajov podľa článku 12.

Článok 3. Kategórie dotknutých osôb a typy osobných údajov

3.1 Kategórie dotknutých osôb podľa toho, aké časti systému Zákazník používa:

• zamestnanci a spolupracovníci Zákazníka,
• zákazníci a klienti Zákazníka a ich kontaktné osoby,
• dodávatelia Zákazníka a ich kontaktné osoby,
• uchádzači o zamestnanie u Zákazníka,
• záujemcovia, ktorí Zákazníka oslovili cez formulár, chat alebo rezervačný systém,
• účastníci stretnutí a hovorov, ktoré Zákazník v systéme eviduje.

3.2 Typy osobných údajov:

• identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, identifikačné číslo organizácie,
• kontaktné údaje: adresa, e-mail, telefón,
• pracovné údaje: pracovná pozícia, pracovný čas, dochádzka, mzdové údaje, ak Zákazník používa modul ľudských zdrojov,
• obchodné údaje: objednávky, doklady, platby, komunikácia,
• technické údaje: záznamy o prihlásení a o zmenách v systéme,
• zvukové záznamy a ich prepisy, ak Zákazník používa funkciu nahrávania.

3.3 Zákazník je povinný posúdiť, či do systému vkladá osobitné kategórie osobných údajov podľa čl. 9 GDPR alebo údaje o odsúdení podľa čl. 10 GDPR, a či na to má právny základ. Systém nie je určený na spracúvanie osobitných kategórií údajov nad rámec toho, čo Zákazníkovi ukladá pracovnoprávny predpis.

Článok 4. Pokyny prevádzkovateľa

4.1 Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Zákazníka. Za zdokumentovaný pokyn sa považuje táto zmluva, Všeobecné obchodné podmienky a nastavenie a používanie funkcií systému Zákazníkom a jeho používateľmi.

4.2 Sprostredkovateľ nespracúva osobné údaje na vlastné účely. Nepoužíva ich na trénovanie ani zlepšovanie modelov umelej inteligencie, na vlastný marketing, ani ich nepredáva.

4.3 Ak sa Sprostredkovateľ domnieva, že pokyn Zákazníka porušuje právne predpisy o ochrane osobných údajov, bezodkladne o tom Zákazníka informuje a je oprávnený vykonanie pokynu odoprieť.

4.4 Ak je Sprostredkovateľ povinný spracúvať osobné údaje na základe práva Európskej únie alebo členského štátu, informuje o tejto požiadavke Zákazníka pred spracúvaním, ak to daný predpis nezakazuje z dôvodov dôležitého verejného záujmu.

Článok 5. Mlčanlivosť

5.1 Sprostredkovateľ zabezpečí, aby osoby oprávnené spracúvať osobné údaje boli písomne zaviazané mlčanlivosťou alebo aby sa na ne vzťahovala zákonná povinnosť mlčanlivosti.

5.2 Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po skončení pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu týchto osôb a aj po skončení tejto zmluvy.

5.3 Prístup k údajom Zákazníka majú len osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie svojich úloh, a to v nevyhnutnom rozsahu.

Článok 6. Bezpečnosť spracúvania

6.1 Sprostredkovateľ prijal technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR. Ich zoznam je zverejnený na stránke prorokcrm.sk/bezpecnost a tvorí prílohu tejto zmluvy.

6.2 Sprostredkovateľ je oprávnený opatrenia meniť a rozvíjať. Zmena nesmie znížiť dosiahnutú úroveň ochrany.

Článok 7. Ďalší sprostredkovatelia

7.1 Zákazník udeľuje Sprostredkovateľovi všeobecné písomné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov podľa čl. 28 ods. 2 GDPR. Aktuálny zoznam je zverejnený na stránke prorokcrm.sk/dodavatelia a tvorí prílohu tejto zmluvy.

7.2 O zamýšľanom pridaní alebo nahradení ďalšieho sprostredkovateľa informuje Sprostredkovateľ Zákazníka najmenej 30 dní vopred, a to e-mailom na kontaktnú adresu Zákazníka a zverejnením na stránke podľa bodu 7.1.

7.3 Zákazník je oprávnený do 30 dní od doručenia oznámenia podať proti zmene odôvodnenú námietku. Ak sa strany nedohodnú na riešení, Zákazník je oprávnený vypovedať zmluvu o poskytovaní služby ku dňu účinnosti zmeny bez sankcie a s vrátením pomernej časti uhradeného predplatného.

7.4 Sprostredkovateľ uloží každému ďalšiemu sprostredkovateľovi rovnaké povinnosti ochrany údajov, aké má sám, a zodpovedá Zákazníkovi za plnenie ich povinností v plnom rozsahu.

Článok 8. Prenos do tretích krajín

8.1 Prevádzka systému a zálohy sú umiestnené v Európskej únii.

8.2 Pri funkciách umelej inteligencie sa údaje, ktoré používateľ na spracovanie odošle, odovzdávajú poskytovateľom modelov a môžu byť spracúvané mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ide o spracúvanie, ktoré Zákazník spúšťa svojím vlastným úkonom v systéme.

8.3 Prenos podľa bodu 8.2 je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami podľa čl. 46 ods. 2 písm. c GDPR, ktoré sú súčasťou zmluvy o spracúvaní údajov uzavretej s každým takým poskytovateľom. Menovitý zoznam týchto poskytovateľov vrátane miesta spracúvania je prílohou tejto zmluvy a je zverejnený na stránke prorokcrm.sk/dodavatelia.

8.4 Podrobnosti o tom, ktoré funkcie údaje odosielajú, sú na stránke prorokcrm.sk/umela-inteligencia. Zákazník je oprávnený požiadať o vypnutie funkcií umelej inteligencie pre celé svoje konto.

Článok 9. Súčinnosť pri právach dotknutých osôb

9.1 Ak sa dotknutá osoba obráti so žiadosťou priamo na Sprostredkovateľa, ten ju bez zbytočného odkladu odovzdá Zákazníkovi a sám na ňu vecne neodpovie.

9.2 Sprostredkovateľ poskytne Zákazníkovi primeranú súčinnosť pri vybavovaní žiadostí podľa kapitoly III GDPR, a to s ohľadom na povahu spracúvania a prostredníctvom funkcií systému, najmä exportu, opravy a vymazania údajov.

9.3 Ak je súčinnosť nad rámec funkcií systému neprimerane náročná, Sprostredkovateľ na to Zákazníka vopred upozorní a dohodne s ním rozsah a náklady.

Článok 10. Porušenie ochrany osobných údajov

10.1 Sprostredkovateľ oznámi Zákazníkovi každé porušenie ochrany osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvedel, najneskôr však do 24 hodín. Kratšia lehota než 72 hodín je zvolená zámerne, aby Zákazník stihol splniť vlastnú oznamovaciu povinnosť podľa čl. 33 ods. 1 GDPR.

10.2 Oznámenie obsahuje opis povahy porušenia, kategórie a približný počet dotknutých osôb a záznamov, pravdepodobné následky a opatrenia, ktoré Sprostredkovateľ prijal alebo navrhuje prijať.

10.3 Sprostredkovateľ poskytne Zákazníkovi všetku súčinnosť potrebnú na splnenie povinností podľa čl. 33 a 34 GDPR a v primeranom rozsahu aj pri posúdení vplyvu podľa čl. 35 a pri konzultácii podľa čl. 36 GDPR.

Článok 11. Audit a preukazovanie súladu

11.1 Sprostredkovateľ sprístupní Zákazníkovi na požiadanie informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa čl. 28 GDPR.

11.2 Zákazník je oprávnený vykonať audit najviac raz za dvanásť mesiacov, po písomnom oznámení najmenej 30 dní vopred, počas pracovných dní a spôsobom, ktorý neprimerane nezasahuje do prevádzky. Osoba vykonávajúca audit musí byť viazaná mlčanlivosťou a nesmie byť konkurentom Sprostredkovateľa.

11.3 Nad rámec bodu 11.2 je Zákazník oprávnený vykonať audit kedykoľvek, ak došlo k porušeniu ochrany osobných údajov alebo ak to nariadi dozorný orgán.

11.4 Náklady auditu podľa bodu 11.2 znáša Zákazník. Ak audit odhalí podstatné porušenie povinností Sprostredkovateľa, náklady znáša Sprostredkovateľ.

Článok 12. Vymazanie alebo vrátenie údajov

12.1 Po skončení poskytovania služby má Zákazník 30 dní prístup ku svojim údajom v režime len na čítanie a možnosť exportovať ich v strojovo čitateľnom formáte. Export je bezplatný.

12.2 Po uplynutí lehoty podľa bodu 12.1 Sprostredkovateľ osobné údaje nenávratne vymaže vrátane záloh, najneskôr do 90 dní.

12.3 Neplatí to pre údaje, ktoré je Sprostredkovateľ povinný uchovávať podľa práva Európskej únie alebo členského štátu, najmä pre účtovné a daňové doklady. Tieto údaje sa uchovávajú len na daný zákonný účel a naďalej sa na ne vzťahuje článok 5.

12.4 Na požiadanie Sprostredkovateľ vydá Zákazníkovi písomné potvrdenie o vymazaní.

Článok 13. Zodpovednosť

13.1 Zodpovednosť strán sa spravuje čl. 82 GDPR a príslušnými právnymi predpismi.

13.2 Zákazník zodpovedá za to, že má právny základ na spracúvanie údajov, ktoré do systému vkladá, že splnil informačnú povinnosť voči dotknutým osobám a že jeho pokyny sú v súlade s právom.

13.3 Obmedzenie náhrady škody podľa Všeobecných obchodných podmienok sa nevzťahuje na pokuty uložené dozorným orgánom priamo Sprostredkovateľovi za jeho vlastné porušenie.

Článok 14. Záverečné ustanovenia

14.1 Táto zmluva nadobúda účinnosť dňom uzavretia zmluvy o poskytovaní služby a zaniká vymazaním údajov podľa článku 12.

14.2 Pri rozpore medzi touto zmluvou a Všeobecnými obchodnými podmienkami má vo veciach ochrany osobných údajov prednosť táto zmluva.

14.3 Zmena tejto zmluvy sa oznamuje rovnako ako zmena Všeobecných obchodných podmienok, teda najmenej 30 dní vopred.

Účinnosť

Toto znenie je účinné od 11. septembra 2026. O každej zmene informujeme vopred a predchádzajúce znenia archivujeme.