Ako si vybrať fakturačný program a nekúpiť si problém

Fakturačných programov je na slovenskom trhu niekoľko desiatok a na prvý pohľad vyzerajú rovnako. Rozdiely sa ukážu až o pol roka, keď je vo vnútri tisíc faktúr a zmena je drahá. Tento článok je zoznam otázok, ktoré sa oplatí položiť skôr, než sa rozhodnete.

Najprv si priznajte, čo naozaj potrebujete

Ide o tri rôzne kategórie a ich zamieňanie je najčastejší dôvod, prečo je zákazník po roku nespokojný.

• Fakturačný program rieši doklady. Vystaví faktúru, pošle ju, ustráži číselný rad. Ak fakturujete pár dokladov mesačne a nič iné neevidujete, je to správna a lacná voľba.
• CRM rieši zákazníkov a obchod. Kto je kto, kedy sme s ním hovorili, čo sme mu ponúkli. Faktúru z väčšiny čistých CRM systémov podľa slovenských pravidiel nevystavíte.
• Podnikový systém spája oboje a pridáva zákazky, sklad, výdavky, dochádzku a prehľady. Má zmysel vtedy, keď dnes používate tri programy a prepisujete medzi nimi tie isté údaje.

Ak sa neviete rozhodnúť, pomôže jednoduchá otázka: koľkokrát denne prepisujem ten istý údaj z jedného miesta na druhé? Ak je odpoveď nula, stačí fakturačný program.

Otázka 1: Zvládne to slovenské pravidlá?

Toto je jediná otázka, ktorá sa nedá vyriešiť zvykom ani ochotou. Systém buď slovenské právo pozná, alebo nie.

• Vie tri sadzby dane 23 %, 19 % a 5 %, vrátane rekapitulácie pri viacerých sadzbách na jednom doklade?
• Doplní povinné vety pri prenesení daňovej povinnosti, dodaní do Európskej únie a vývoze?
• Zvládne zálohovú faktúru, daňový doklad k prijatej platbe a vyúčtovaciu faktúru s odpočtom zálohy?
• Pripraví podklady pre kontrolný výkaz DPH?
• Má QR platbu Pay by Square, ktorú poznajú slovenské banky?

Zahraničný nástroj býva krajší a lacnejší, ale slovenský doklad podľa § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. z neho spravidla nedostanete.

Otázka 2: Ako je to s e-faktúrou od roku 2027?

Od 1. januára 2027 platí pre platiteľov DPH povinná elektronická fakturácia podľa zákona č. 385/2025 Z. z. Doručovanie zabezpečuje takzvaný digitálny poštár, ktorého si firma vyberie a ktorý si doručenie účtuje podľa svojho cenníka. Otázka na dodávateľa programu preto znie: viete e-faktúru vystaviť a odoslať cez poštára, ktorého si u vás pripojím, a účtujete si za to niečo navyše?

Odpoveď pracujeme na tom je v roku 2026 ešte prijateľná. V roku 2027 už bude neskoro. Podrobnosti nájdete v článku E-faktúra od 1. januára 2027.

Otázka 3: Koľko to naozaj stojí

Cena na cenníku býva len časť skutočnej ceny. Pýtajte sa na:

• poplatok za zavedenie a školenie, ktorý býva jednorazový, ale nie malý,
• limity na počet faktúr, zákazníkov alebo miesta v úložisku a cenu za ich prekročenie,
• cenu miesta pre účtovníčku, ktorá do systému potrebuje vidieť,
• príplatky za moduly, bez ktorých systém nepoužijete,
• cenu prenosu údajov zo starého programu.

Spočítajte si to na rok a na skutočný počet ľudí. Rozdiel medzi cenníkovou a skutočnou cenou býva prekvapivo veľký.

K cene patrí aj to, čo nie je na faktúre od dodávateľa: váš čas pri prechode. Prenos zákazníkov, nastavenie číselných radov, prvé týždne dvojitej práce. Ráta sa to v dňoch, nie v hodinách, a je to najlepší dôvod, prečo systém nemeniť každý rok. Práve preto sa oplatí pýtať sa, či prenos údajov urobí dodávateľ za vás, alebo ostane na vás.